GRC Formations

Gérez et Automatisez votre Organisme de Formation

Inscriptions, Sessions, Suivis, Factures, Devis

Quel « petit » Organisme de Formation n’a jamais rêvé d’avoir un système lui permettant de se délester du temps en simplifiant tout l’administratif demandé pour ses formations ? 

Je vais vous apprendre à automatiser le maximum avec votre propre système avec cette formation. Vous allez aussi récupérer les templates et pouvoir les adapter à votre organisme de formation.

DECOUVREZ LA VIDEO DE PRESENTATION DE LA FORMATION avec les outils, coûts et le système que vous allez pouvoir mettre en place (plus bas sur cette page).

⏰  26H – Distance Elearning – 780 €

Présentation de la formation

Créez votre propre système, du sur-mesure pour gagner en efficacité, productivité, et économiser de la charge cognitive avec votre organisme de formation. Je gagne aujourd’hui plus de 2x le temps passé sur mes dossiers ! Je ne stresse plus à vérifier où en sont mes dossiers et le suivi des stagiaires.

Ex. Sur un dossier financé par CPF : du recueil des besoin, à l’inscription, au suivi, à la fin de formation, à la facturation et sortie de formation : 20 minutes.

Envoi des emails d’inscription et de suivi automatiques, génération de facture automatique, rappels et notification tout du long de la formation automatiques, classement des documents automatique. 


TARIFS DE LA FORMATION

780 euros (achat direct sur le site, sans contrat/convention ni financement). Paiement en plusieurs fois possible. Pas de financement possible.

Quel « petit » Organisme de Formation n’a jamais rêvé d’avoir un système lui permettant de se délester du temps en simplifiant tout l’administratif demandé pour ses formations ?

Et avoir une application, une plateforme pour gérer ses formations, clients, formateurs/formatrices, documents, sessions facilement, avec de belles interfaces et ergonomique ?

C’est ce que vous allez créer avec cette formation et templates associés.

J’étais comme vous lorsque j’ai créé mon organisme de formation.

Je cherchais la meilleure façon d’organiser et gérer mon OF.

J’ai testé plusieurs méthodes : le suivi des stagiaires sur Google Sheet, Excel, des classeurs sur Notion, puis test de plateformes toutes prêtes comme Digiforma.

Je perdais plus de temps finalement, car ces systèmes ne me convenaient pas.

Je devais me rendre à l’évidence, il fallait que je crée mon propre système pour gérer mon OF.

Je me suis donc attelée et je me suis formée sur des outils comme Airtable (bases de données) et Make (anciennement Integromat). Les contenus en ligne étant souvent en anglais, j’en ai passé du temps à comprendre et tester …

Jusqu’au jour où mon propre système était enfin né !

J’avoue que j’adore me former et bidouiller l’informatique.

Aujourd’hui, je veux vous apporter (en français hihi), tout ce que j’ai appris de façon simplifiée, en vous montrant de A à Z comment créer votre propre base de données pour gérer votre OF, et comment automatiser le maximum d’administratif.

Vous voulez enfin avoir une plateforme SUR-MESURE que vous allez créer grâce à cette formation ?

Vous voulez apprendre à automatiser le maximum de votre administratif et du suivi de vos formations ?

Vous êtes OF ? Vous vous demandez sans cesse « Quel logiciel utiliser pour gérer mon OF?« , « Quelle plateforme permet d’automatiser les devis, factures, contrats et conventions de formation mais ne coûte pas un bras tous les mois ?« 

Vous aussi, vous avez sûrement essayé des systèmes comme Digiforma, Hop3team, Qualiobee, Dendreo, FormDev, mais ils sont soit trop coûteux pour vous, ou trop compliqués.

C’est le soucis avec les plateformes clés en main, elles doivent être généralistes et vous vous retrouvez avec trop de possibilités dont beaucoup ne vous sont pas utiles.

Vous trouvez que ces systèmes, bien qu’efficaces, ne vous correspondent pas.

Je vous permets de prendre le contrôle sur votre système.

Je vous permets d’automatiser tout votre système administratif de formation pour suivre vos inscrits, envoyer automatiquement les devis, les factures, les contrats qui se rempliront automatiquement.

De suivre également les stagiaires de formations, recevoir des alertes si des factures n’ont pas été payées, ou si des documents n’ont pas été reçus.

De recevoir, si vous proposez des formations sur la plateforme CPF, des notifications lorsqu’un nouveau dossier est à traité, lorsqu’il est validé et de suivre le déroulement de l’inscription jusqu’à la facturation.

Et bien d’autres choses !

Si l’informatique ne vous rebute pas, et que vous êtes curieux de voir comment gérer et automatiser votre administratif comme une Pro, cette formation est pour vous.

Outils utilisés dans la formation : Airtable, Make (anciennement Integromat), Gmail, Google Drive, Google Doc (en bonus : Slack et Teachizy, plateforme de formation en ligne française qui respecte Qualiopi et le RGPD, Signrequest et Pandadoc pour les signatures en ligne).
Vous pouvez adapter la plupart de la formation en utilisant d’autres outils comme Notion, Outlook, Dropbox.

Le coûts de ces outils ? Je vous forme sur la version gratuite d’Airtable. Si vous voulez la version plus poussée, c’est à partir de 10 dollars par mois. Pour Make, vous avez une version d’essai, ensuite c’est 9 dollars par mois. Cela vaut largement le « coût » pour créer son propre système, avec ses propres automatisation, une personnalisation selon ses besoins.

Attention : ne sont pas fournis avec la formation les licences et abonnements de ces outils. Vous avez des versions gratuites et premium, je vous montre les outils pratiques à utiliser, vous pouvez aussi très bien adapter votre base de données avec  d’autres outils de votre choix.

  

Pour en savoir plus et voir les détails, consultez la vidéo de présentation de la formation ci-dessus.


En suivant cette formation, vous serez en mesure de maîtriser l’utilisation d’Airtable et de Make pour automatiser votre organisme de formation et ainsi améliorer votre efficacité et votre productivité.


⏱ Durée et temps de la formation

26 heures

 

Une question qui revient parfois : « Je souhaiterais en savoir plus sur le temps nécessaire pour mettre en place la formation : quelle est la durée (estimée) pour la mise en place et configuration des différents outils ?« 

Il n’est pas évident de répondre à cette question car cela dépend de plusieurs facteurs : vos compétences en informatique, votre capacité à acquérir les informations et les mettre en place, le temps à disposition etc.

La formation vous offre les templates pour mettre une base en place.
Cela m’a pris 1 an à tout tester, me former sur des supports anglophones (car peu de choses existent en français ou des formations trop tournées « startup »).
Là, je vous offre sur un plateau tout ce que j’ai appris, expérimenté, testé, et qui fonctionne
Si nous devions essayer d’estimer une moyenne … imaginons que vous souhaitez mettre en place la formation à côté d’un travail à temps plein, en y mettant 6 heures par semaine. Votre système pourrait être effectif en un mois environ en étant large dans l’estimation. 

Utiliser une plateforme existante type Digiforma vous demandera aussi du temps d’apprentissage, de prise en main.

Si vous souhaitez avoir quelque chose de réellement sur mesure, c’est mieux de le construire.

De plus, les outils que vous allez apprendre à utiliser dans la formation vous servirons pour d’autres choses !

Réaliser votre veille, gérer vos contenus sur les réseaux sociaux, automatiser des tâches de tous les jours, gérer vos comptes etc. Vous pouvez faire énormément d’autres actions avec ces outils.

Modalités : Formation en elearning.

Objectifs pédagogiques

Les objectifs de cette formation sont de vous aider à utiliser Airtable et Integromat pour automatiser votre organisme de formation et ainsi :

  • Gérer efficacement les inscriptions, les paiements, les devis et les contrats et autres documents de formation
  • Suivre les présences et les absences des stagiaires
  • Gérer les communications avec les clients et les stagiaires
  • Gérer les calendriers et les plannings de formation
  • Gérer les données et les reports
  • Créer des interfaces personnalisées pour votre organisme de formation
  • Apprendre à utiliser Airtable et Integromat pour automatiser votre organisme de formation.
  • Construire votre système de gestion de A à Z et automatiser le maximum de tâches.

A l’issue de la formation …

A l’issue de la formation, grâce aux mises en pratique, vous devez être capable de :

✅  Créer votre propre système de gestion
✅  Optimiser votre système pour qu’il corresponde à vos besoins
✅ Créer les automatisations des tâches administratives et suivi 
✅ Proposer une présentation automatisée de vos suivis répondant aux critères du référentiel Qualiopi

✅ Maîtriser l’utilisation d’Airtable et de Make pour automatiser votre organisme de formation et ainsi améliorer votre efficacité et productivité

En suivant cette formation, vous serez en mesure de maîtriser l’utilisation d’Airtable et de Make pour automatiser votre organisme de formation et ainsi améliorer votre efficacité et votre productivité.

Pré-requis :

  • Il n’est pas nécessaire d’avoir une expérience préalable avec Airtable ou Make pour suivre cette formation, mais il est conseillé de :

    • Savoir lire, écrire, parler français

    • Aisance avec l’outil informatique

    • Connaître les bases de l’informatique et de l’utilisation d’un ordinateur

    • Avoir une connaissance générale des bases de données et de l’organisation des données

    • Avoir une adresse email et savoir comment utiliser un client de messagerie (comme Gmail), ainsi qu’un compte Google (pour accès à Gmail, Google Drive

    • Avoir un compte Airtable et Make (vous pouvez vous inscrire gratuitement sur leurs sites web respectifs) : ne vous inquiétez pas, nous verrons comment créer vos comptes si vous n’en avez pas encore un.

     

    À qui cette formation s’adresse-t-elle ?

    Cette formation est principalement destinée aux professionnels de la formation et aux responsables de l’organisation de sessions de formation.

    Elle s’adresse également aux personnes souhaitant automatiser leur processus de gestion de l’organisme de formation pour améliorer leur efficacité et leur productivité.

    Les assistant.es de formation et d’organismes de formation pourront également avoir un système plus ergonomique et pratique pour gérer leurs différents clients et gagner, au minimum, la moitié du temps passé aujourd’hui.

    Si vous êtes un professionnel de la formation et que vous souhaitez utiliser Airtable et Make (Integromat) pour automatiser votre organisme de formation, cette formation est faite pour vous.

    Si vous avez des questions sur la pertinence de cette formation pour vous, n’hésitez pas à me poser des questions. Je me ferai un plaisir de vous aider.

    PROGRAMME DE FORMATION

    1. 1. BIENVENUE et Introduction à l’Automatisation de votre Organisme de Formation
      1. Message de Bienvenue + Groupe privé
      2. Comment utiliser la plateforme de formation ?
      3. Comment se passe la formation ?
      4. Présentation du système (32m30)
      5. Structurer sa base de données (33m.)
    2. 2. AIRTABLE : Création des bases et tables + templates à télécharger
      1. Présentation d’Airtable (64 m.)
      2. Création de la Base de données (4 m.)
      3. Création des Tables (16 m.)
      4. Création et gestion de la table « Entreprises » (24m.50)
      5. Création et gestion de la table « Stagiaires » (04m25)
      6. Création des relations entre la table « Entreprises » et « Stagiaires (15m30)
      7. Création et gestion de la table « Financeurs » (09m.)
      8. Création et gestion de la table « Formations » (37 m.))
      9. Création et gestion de la table « Sessions de formation » (28m30)
      10. Création et gestion de la table « Inscriptions » (71m.)
      11. Création et gestion de la table « Formateurs » (4 m.)
      12. Création et gestion de la table « Référents » (2m.)
      13. Création et gestion de la table « Evaluations » et Formulaires (22m.)
      14. Création et gestion de la table « Devis » (29 m.)
      15. Création et gestion des tables « Factures » et « Paiements » (13m50)
      16. Création des tables « Mon OF » et « Modules de formation » (11m20)
      17. Récapitulatif et test de la base de données (16 m.)
      18. Gérer la TVA dans sa base (12 m.)
      19. Quizz Airtable : création BD et bases des tables
      20. Quizz Airtable : Linked et Lookup
    3. 3. AIRTABLE – Exploration et Création de Vues Efficaces
      1. Utilisation de la vue « Galerie » et Partage des vues (9m25)
      2. Vue List (17m45)
      3. Vue Calendrier (6m45)
      4. Vues Timeline et Kanban (12m30)
      5. Nouvelles colonnes et Vues par Tables (53m45)
      6. Quizz Airtable Général
    4. 4. AIRTABLE – Concevoir des interfaces personnalisées
      1. Interfaces et Templates (17m.)
      2. Les différentes mises en page (14m24)
      3. Vue « List » et options générales (m)
      4. Options de la vue « Gallery » (3m)
      5. Options de la vue « Kanban » (1m50)
      6. Vue « Calendar » (3m20)
      7. Vues « Record review » et « Record summary » (04m)
      8. Vue « Grid » et différences avec la vue « List » (02m20)
      9. Options payantes des interfaces (09m30)
      10. Ajouter des éléments dans les vues (13m50)
      11. Créer son interface de A à Z (31m)
      12. Exemple d’interface pour gérer la facturation
    5. Exercice : Airtable
    6. 5. Introduction à l’Automatisation avec MAKE (Integromat)
      1. Présentation de Make (61 m.)
      2. Cas Pratique (25 m.)
      3. Connecter Google et Make (16m40)
      4. Gestion des Erreurs (16m10)
      5. Mes Scénarios et Préambule aux automatisations (20 m.)
      6. Connecter Airtable à Make (11m20)
      7. Quizz Make et Automatisation
      8. Quizz Airtable Make Formules
    7. 6. Mise en pratique : Exemples d’automatisations avec MAKE et AIRTABLE + Templates à télécharger
      1. Mise en forme des enregistrements (17 m.)
      2. Envoyer un mail lors de la création d’une nouvelle session (41 m.)
      3. Générer et envoyer les contrats/conventions (77 m.)
      4. Générer le programme de formation (18m50)
      5. Envoyer plusieurs pièces jointes par mail (12m40)
      6. Générer le devis lors d’une demande en ligne (21 m.)
      7. Enregistrer l’inscription lorsque le devis est validé (16m.)
      8. Recevoir les notifications des dossiers CPF à traiter et validés (18m.)
      9. Mails automatiques tout du long de l’inscription (22m30)
      10. Jour J formation et relances (22 m.)
      11. Suivi de formation (14m30)
      12. Mail de préparation de fin de formation (5m20)
      13. Signature de documents et outils (52m.)
      14. Classement d’exercices reçus par mail (18m.)
      15. Automatisation avec Teachizy (18m)
      16. Gérer le décrochage (3m50)
      17. Quizz et suivi de l’avancée de formation avec Teachizy (7m20)
      18. Récapitulatif hebdomadaire avec Teachizy (5m.)
      19. Les évaluations de formation (16m.)
      20. Savoir quand fermer une session sur CPF (3m.)
      21. Ajouter une session d’un stagiaire à Google Calendar (9m.)
      22. Ajouter les coordonnées d’un stagiaire à Google Contact (5m50)
      23. Générer un document avec Airtable (12m.)
      24. Générer un document avec Page Designer d’Airtable (11m50)
      25. Générer un numéro de devis puis le devis (52 m.)
      26. Générer un devis avec plusieurs stagiaires (14m40)
      27. Créer un dossier sous-traitant (+ un sous dossier) et la fiche de suivi (27m.)
      28. Création dossiers Clients et « Set variables »
      29. Générer une facture (24m20)
      30. Astuce : Webhook Response (6m40)
    8. Exercice : Make
    9. C’est (presque) fini ! Bravo !

      Qui suis-je ?

      Je suis Guilaine ROBIN, ergonome multitâches (diplômée en Ergonomie et Psychologie), musicienne et dirigeante d'un organisme de formation.

      Après 7 ans passés dans un grand groupe de la construction comme ergonome, je décide de faire une pause, pour poser mes idées, faire un bilan de cette expérience enrichissante. 

      Avant la construction, j'ai eu un parcours dans les domaines de l'informatique, de l'audiovisuel, des arts du spectacle, puis de la psychologie du travail et de l'ergonomie. Je dirige en parallèle Guil's Records, label musical et formations pour Artistes Entrepreneurs (et oui, je suis dans la musique depuis une vingtaine d'années).

      C'est toutes ces expériences qui me permettent aujourd'hui de vous proposer mes compétences pour faire évoluer celles de vos équipes, ou les vôtres sur différents domaines fortement utiles à une entreprise. Des formations, aux sensibilisations sur le télétravail, les risques psychosociaux, j'interviens sur les domaines liés à l'ergonomie et la santé pour aider vos entreprises. Mais également sur l'aide à l'utilisation d'outils de productivité comme "Notion", Airtable ou encore Make.

       J'ai toujours été passionnée, lors de mes cours universitaires, par la psychologie sociale, la psychologie du consommateur. Par les nouvelles technologies et les interactions de l'Homme avec les outils numériques. C'est donc naturellement que je complète ma formation principale avec ... le marketing et le digital.

      Je peux vous accompagner.

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